规章制度

业务制度

业务制度

1.图书馆文献信息资源建设与管理办法

    图书馆是学院的文献信息中心,为规范学院文献资源建设、管理,保证图书馆建设和发展目标的实现,提高文献购置经费的使用效益,依据教育部颁发的《普通高等学校图书馆规程(修订)》(教高 [2002] 3号)、教育部高等学校图书情报工作指导委员会颁发的《普通高等学校图书馆评估指标》,结合我院工作实际,特制定本办法。

1.1 文献采访:文献采访人员根据馆藏资源情况和馆藏体系规划制定本年文献采访计划,报馆领导及主管院长。

1.1.1采访原则

符合知识产权法;品种精选,复本适宜;保证基础,突出重点;结构合理,适当超前。

1.1.2采访范围

以与我院学科专业设置有关文献为主,适当兼顾文学、艺术、历史地理、经济、法律及其他基础类、通识类文献。

1.1.3复本控制

图书以多品种低复本为原则。按专业配复本,我院专业性图书复本为5-8册,非专业通识类图书复本为5本。

1.1.4采访组织

1.1.4.1采访工作以采访人员为主。要求采访人员对所负责的专业领域进行深入调研和馆藏利用分析,保持与各学科专业教师的沟通联系,听取师生和读者服务部的文献利用及需求信息反馈,做好相关专业的文献采访计划。选购时尽量避免误选、漏选、选重和复本失当的错误,发现问题及时纠正。

1.1.4.2引入“专家采访机制”,组织各专业学科带头人共同参与选书工作。选书专家应具备有选书热情、学术专长,能够总体把握本学科领域的研究动态和发展方向。采访人员根据学科定期整理征订目录,查重后将其发给相关的选书专家,专家圈选后返回给采访人员,采访人员再进行订购。

1.1.4.3采访人员及时了解读者的需求,根据其需要,有计划、有组织地选择教师、学生参与现场选购活动。

1.2文献采购

文献资源采购主要通过以下几种方式进行:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购以及经集团纪检监察部门认可的其它方式。根据学院财务、采购、招投标、纪检相关文件要求,拟定文献采购流程如下:

1.2.1制定采购计划

采访人员根据学院现有馆藏文献及采访计划,在广泛征求师生意见的基础上,结合图书出版情况和时间安排,拟定采购计划与预算,上报馆领导及主管院长。

1.2.2组织论证

组织召开学院图工委成员会议,对采购计划的合理性、可行性进行论证,出具论证报告。

1.2.3报批立项

经论证通过后的采购计划,经费预算5万元及以上,20万元以下的,由分管院领导批准立项;20万元及以上的,由院长批准立项。

1.2.4确定采购方式

已经批准立项的采购项目向学院资产处提出招标申报,确定采购方式。

1.2.5签订合同

招标结束后,与中标供应商签订合同及采购实施。

1.2.6验收结算

对采购文献加工、验收无误后,出具验收报告。

1.3系部文献采购

系部文献采购是补充图书馆专业文献馆藏的重要途径,为了规范我院各部门教学科研文献采购管理,避免重复采购,提高文献购置经费的使用效益,特拟定系部文献采购办法如下:

1.3.1系部文献是指系部教职工因教学或科研工作需要而图书馆暂时不能提供的各类正式出版物。

1.3.2系部文献购置经费来源

1.3.2.1图书馆文献购置费。图书馆每年将从学院审批的文献购置专项经费中预留一定比例,原则上用于没有科研项目经费来源的部门文献购置,由图书馆统筹分配。

1.3.2.2科研项目经费。各部门通过各种途径申请立项的科研项目经费中应有一定比例用于图书文献的购置。

1.3.2.3其他经费。各部门用于各类技能竞赛、活动项目等专项经费中用于购置图书资料的款项。

1.4各部门需要采购的图书、期刊,采购前必须经图书馆采访人员查重,如无馆藏或复本数不够,方可适量购买,一般复本不超过3本,因特殊情况超出的需附书面说明。没有经过查重采购的而馆藏已有3册或以上的,不计入《图书资料入库单》中,财务处不予报账。

1.4.1经过查重的书目由各部门自主采购,采购方式以网购、现购为主,单册价格500元以上及单次购买金额超过1万元以上需报图书馆经图书中标商采购。含有运费等其他费用的,原则上购买价与其他费用之和不超过图书定价。

1.4.2所有文献购回后,应尽快交由图书馆验收,统一加工(贴磁条、分编、加盖馆藏章等),办理相关手续后,移交使用部门资料室。各部门应派专人管理,图书馆将定期对保管利用情况进行核查。如有丢失,由各部门负责追回或赔偿。

1.4.3各部门凭购书发票,到财务处办理报账手续,从学院文献购置经费中支出的报账凭证需经图书馆负责人签名。

1.5文献捐赠

接受各类文献的捐赠,是我馆文献资源建设的有效途径之一。为了促进文献捐赠工作的开展,特制订以下细则:

1.5.1捐赠范围

1.5.1.1具有学术和收藏价值的、符合本校的专业设置和学科建设的文献。

1.5.1.2下列文献不属于捐赠范围: 违反中华人民共和国著作权之规定的图书; 非正式出版物(具有学术价值的手稿、内部发行刊物等除外); 不符合本馆馆藏发展政策的文献; 大学以下程度的图书; 不完整、不连续的期刊、报纸及小册子;破旧、污损、不能利用的图书。

1.5.2捐赠文献的管理

1.5.2.1对受赠到馆的文献,由我馆采访馆员甄别后,按“入藏”和“不入藏”两种方式处理。

1.5.2.2入藏图书在书名页加盖本馆“捐赠章”,注明捐赠人姓名和捐赠日期,在馆藏记录的有关字段中标注捐赠者信息,正式进入馆藏管理渠道。

1.5.2.3对于“不入藏”的文献(有特殊约定的除外),本馆有权在不知会捐赠者的情况下,对文献进行处理,均不退还:本馆已有馆藏,且复本在5册以上的图书,将转赠有需要的本院师生或其他图书馆;捐赠范围之外的文献,不入馆藏。图书馆将进行转赠或其它处理。

1.5.2.4对于下列文献,我馆特辟专架(柜)收藏: 捐赠达到一定的规模(累计捐赠1000册以上); 珍贵稀缺的文献典籍捐赠。

1.5.2.5受赠的文献,其所有权和处理权归图书馆所有。

1.5.3捐赠办法

1.5.3.1少量和零散捐赠。捐赠者可直接到图书馆读者服务部办理相关事宜,也可通过邮寄方式捐赠,寄赠地址:重庆壁山壁青路1001号机电学院图书馆

读者服务部收,并请标明“捐赠”字样。

2、大批量捐赠。由本馆派员上门提取,由采访人员整理后,将捐赠清单寄送给捐赠者。

3、根据捐赠者意愿,捐赠者可在文献扉页签名、赠言。

4、本馆一般向捐赠文献50册或以上者颁发“重庆机电职业技术学院图书馆捐赠证书”,以示感谢;50册以下捐赠者如有需要相关证明,可联系读者服务部出具。

1.6 图书验收

1.6.1所订图书到馆后,由验收人员对图书的数量、质量、价格等进行的核查工作。主要是核查订单、到货清单和图书,核对三者是否一致,图书的质量、数量是否达到入藏要求,价格是否有误。

1.6.2清单核对

根据订单核查到货的图书是否为本馆所订,发现错发、漏发、搭配等现象,应在随书发送的清单上详细记录,并将非本馆所订的图书做退货处理。

1.6.3质量验收

1.6.3.1从图书外观检查封面或者封底是否破损,装订是否出现错页、缺页、残页、漏页等。

1.6.3.2检查附光盘图书是否光盘缺失,或光盘折裂、光盘上有粘胶影响使用等情况。

1.6.3.3检查图书的载体、版本、版次等是否与预订的要求相符。

1.6.3.4从图书纸质、印刷、防伪标志等各个方面检验图书质量,防止盗版图书混入。

如有以上问题应在清单上注明。分析问题产生的原因,责任在对方时应及时做退换处理,责任在己方的应交给主管人员处理。

1.6.4数量核对

核对图书数量与到货清单数量是否一致,如两者出现不符的情况,应在清单上注明。对到货清单上列有书名,而图书没有到货的情况也要在清单上及时注明,以作为实际结算的依据。同时核对配送图书的复本量是否准确。订数不足的应通知供货方及时补足,复本量多余的作退货处理。

1.6.5价格核对

核对图书价格与订单价格、清单价格是否一致。发现清单价格和实际价格不符,应在清单上标明注明实际到馆价格。对实际价格高于订货价格的图书是否入藏,可按本馆相应的规定执行。

1.6.6装帧验收

对图书的装帧形式进行检查,对一些经折装、卷轴装、活页及特殊开本的图书是否入藏应根据本馆规定进行处理,如没有必要入藏也可做退货处理。

1.6.7内容验收

从书名、前言、主题词、内容简介看是否有不适合院校馆藏的幼儿教育类图书、影印版类图书等,是否夹杂有预定清单之外与本学院专业不相符的图书,发现图书实际内容与本馆入藏标准不符的问题,应与供货方商议做退换处理。有些图书的内容不适合对所有的读者开放,验收时也应特别注意。

1.6.8总金额核对

每批图书验收完毕后,要根据实际验收情况重新核算金额,使到馆图书的金额与清单完全符合,并作为财务结算的依据。

1.7 图书加工

需要加工的图书包括通过各种途径获得的中文图书、外文图书、期刊合订本、随书光盘、音像资料。

1.7.1贴条形码、磁条,盖馆藏章

条码号由图书馆根据图书征订数量分配,统一粘贴在图书第二页出版社上方,条码规格125px*50px,字体宋体,小四。同时每册书加复合磁条一根,埋藏于图书中间缝隙处,不得突出书外,500页以上图书加两根磁条,要求贴在书内不同处。磁条为钴基复合磁条。并在图书第二页和最后一页加盖馆藏章。

1.7.2分编

根据《中国图书馆分类法》以及《重庆机电职业技术学院中文图书分编著录细则》进行分类编目。本馆著录是利用“金盘”图书管理集成系统,按照CNMARC格式进行的。各主要字段的著录基本以CALIS数据著录格式为标准,并参考相关的机读目录格式,著录的详略程度根据本馆情况灵活处理。

为保证分编工作的准确性和一致性,特制定《重庆机电职业技术学院图书馆中文图书分编著录细则》,并随着科学技术的不断发展、图书出版及本馆藏书情况的变化及《中图法》的修订再版,结合分编工作中遇到的实际情况进行不断的修订完善。

1.7.3打书标

已分编校对完成的图书根据我馆书标格式打印书标,打印设备由图书馆提供。书标规格为130px*95px,字体黑体,小四。

1.7.4贴书标

打印好的书标按分类号对号入座,贴在图书书脊根部,书标左侧字体部分应与书脊左侧对齐。有书腰、书封的图书应根据具体情况而定。

1.8图书典藏

1.8.1对中外文献分编完毕的每批新书,典藏人员根据编目清单,核对册数、种数,检查分类、书标贴的是否正确,发现问题及时退回编目人员。

1.8.2典藏人员根据各借阅室、资料室、书库的功能定位及藏书原则,将编目加工好的图书进行合理分配,在计算机典藏系统中设置相应典藏地,并填写图书馆藏分配单。

1.8.3及时做好典藏统计工作。

    1.9附则

1.9.1 报刊管理参照图书相关标准,电子文献管理按相关要求执行。

2. 中文图书分编著录细则

 2.1各著录项录入细则说明

 2.1.1输入ISBN 号之后,先回车(按Enter键),看中央库是否已有该书数据,如果有就直接卸下该数据进行套录,没有就点“套录数据”项进行套录。

 2.1.2输出ISBN 号通过“套录数据”套录时如果显示“未命中”,则输入书名,“先点中央库查重”,如果中央库没有数据,再点“套录数据”。如果均无数据,则手工著录。

 2.1.3在套录数据时,如果套录数据的分类号与待编图书在版编目数据分类号不同,一律以《中图法》为依据。

 2.1.4在录入或套录数据时,“副题名”项的内容一律移到“题名项”,中间用冒号(:)或两短横(-)连接。

 2.1.5“价格”项的录入格式:精确到小数点后2位。例:CNY25.0017.50

 2.1.6“责任者”项:著者为一个或两个,必须全部录入著者姓名:著者有三个或三个以上,只须录入第一著者姓名,并在该著者姓名后加一个“等”字:外国著者的国别须用小括号括起来。

 2.1.7“主题词”项:书上有主题词就必须录入,如果没有可以不录。

 2.1.8存盘时注意:出现任何提示都不能存盘,先查找原因再存盘。通常的提示是“馆藏号重复”或“索书号重复”,前者是指条码有重复,须换一张条码,后者是指分类号有重复,须检查清楚原因,再决定是否存盘。

 2.1.9如果是同一种图书,但版本不同或者出版社不同,不能当一种书来处理,须按两本书来编目。

 2.1.10套录中央库数据时,不能盲目卸下数据:必须检查中央数据库数据是否和待编图书的数据完全一致,如不能肯定,须到中央库去找出该书,再决定是否卸下中央数据库数据。

 2.2丛书编目细则说明

 2.2.1凡是丛书,都必须在“丛书名”项录入其丛书名,“价格”、“页码”等项应尽量录入分册的价格和页数。

 2.2.2编目时,先通过公共查询系统对丛书名进行查重,如果中央库里已有该套丛书的相关信息,则按照已有数据的规律进行编目;如果没有则按本细则第三,第四项编目。

 2.2.3如果一套丛书的ISBN号相同,且该套丛书的内容同属于一个类目,则可以将该套丛书用同一个分类号来标记,分册图书则通过卷册号来区分;同一套丛书内如果有多辑或多部,且每一辑(部)下有多册图书,则每一辑(部)给一个二排号,再在此基础上加卷册号区分。

 2.2.4如果同一套丛书的ISBN号不同(偶有ISBN号相同),且每一分册图书的内容分属于不同的类目。则可以按《中图法》对每一分册图书各自进行编目;若是综合性普及读物,则可归入Z228,再加卷册号区分不同分册。

 2.2.5著录时,“题名”项不能只录入图书的总题名,必须录入分册图书题名以示区分,或者将总题名和分题名一齐录入,中间用冒号(:)或两短横(--)连接。例:丛书名:《典藏中国》,其分册书名:《九寨沟:梦幻般的童话世界-100个你一生必游的中国名景》。

 2.2.6在“套录数据”中常常只有该套丛书的总信息,包括题名.页数.价格等,套录时必须仔细查看,务必将每一分册的信息都要著录完整。例丛书《王阳明全集》,全套共16卷,总价CNY558.00,但套录数据中只有一条总信息:“题名”项;王阳明全集,“价格”项:CNY558.00(全套),“页码”项:16册(48,2986页)。著录时,可先卸下该数据,然后再次基础上加以修改,将其中某一分册的卷号,价格,页数等信息著录完整,存盘后再通过“复制记录”对其他分册图书进行著录。

 3.二级教学单位资料室建设与管理规定

 3.1 为了加强学院二级教学单位的资料室建设,理顺资料室管理关系,提高图书资料的利用率,构建以学院图书馆为核心、各二级教学单位资料室为终端、通过校园网实现资源共享的文献资料管理体系,根据《高等学校图书馆工作条例》等文件规定,特制定本规定。

 3.2各二级学院、教学部、承担教学任务的中心等教学单位,应根据教学基本建设的需要,建立以本部门学科领域的主要专业图书为内容的资料室,并安排人员进行管理。

 3.3教学单位资料室通过校园网与图书馆检索系统实行互联互通,实现全院图书资料在查询、检索等方面的资源共享。

3.4资料室是高等学校图书情报工作的重要组成部分,是图书馆工作的延伸和补充。资料室的主要任务是为教师开展教学和科研等活动提供文献阅览、情报咨询和信息服务等。

3.5 资料室的建设与管理

3.6二级教学单位资料室所需的专业图书可在图书馆书库进行选取后,由图书馆划拨至二级学院资料室。各二级教学单位也可以通过各种途径,诸如与相关单位资料交换、接受赠予或申请购买等途径丰富本部门的图书资料,各二级学院应将所购置的文献交图书馆进行编目加工并办理相关入库手续,再由图书馆将该文献划拨至二级学院资料室。

3.7 资料室隶属于各二级教学单位。资料室建设与管理由二级学院、图书馆根据其职能共同负责。二级学院负责资料室管理工作;图书馆在业务上指导各资料室图书资料的管理,培训资料室管理人员,协调资料室图书和其他资料的收集工作。

 3.8 各二级教学单位应有一名负责人负责本部门资料室的建设与管理工作。资料室应安排人员作为资料室管理人员(以下简称“资料员”),负责资料室的具体管理工作。

 3.9资料室的资料员在本部门主管领导的领导下,应履行以下职责:

3.9.1负责教学基本资料和学术资料的收集、整理和保管工作;

3.9.2负责资料室的分类,排架,统计工作;

3.9.3负责资料室防火、防盗、防潮、防虫工作,发现问题要妥善处理,保证资料的安全;

3.9.4负责日常文献借还工作,做好借还记录,并主动告知读者借阅权限。读者归还文献时,要仔细检查文献资料是否完好。

3.9.5外借文献到期前,资料员应及时提醒读者按期归还。对超期的读者,请其到图书馆按相关规定进行处理;

3.9.6负责向读者推荐书目,介绍新书,积极参与图书馆举办的各类读者服务活动;

3.9.7教育读者爱护书刊、资料,对违章或损毁、盗窃书刊资料者,视情轻重,报各二级教学单位和图书馆,给予批评教育以至罚款处理;

3.9.8发现图书有破损时应及时交图书馆进行修补;

3.9.9当天归还文献当天上架,保持室内清洁卫生。

4.图书馆参考咨询工作规范

4.1参考咨询服务方式与服务对象
  参考咨询主要以当面咨询、电话咨询、电子邮件咨询、实时问答(QQ号)咨询等方式,为全院范围内的教职工、学生服务。
   4.2服务内容
  参考咨询服务提供图书馆有关政策、服务程序等问题的咨询与解答。主要包括图书馆总体布局、开馆时间、规章制度、馆藏分布、馆藏特色、借阅服务规定等的咨询介绍;书目数据使用说明与辅导;参考工具书、学位论文使用辅导;提供知识性问题的咨询,包括学科知识、常识性知识的问答;提供网上图书馆、数据库资源的介绍与检索、声像文献的下载等服务。参考咨询不提供与图书馆服务无关的问题咨询。
  4.3服务规范
  4.3.1参考咨询员在进行咨询时应注意语气和缓有礼貌,语言简捷清晰,不能携带个人情绪,不能以“不知道”作答。对有些不能即时回答或不好回答的问题,可以告诉读者原因准备充分后再回答。
  4.3.2参考咨询员必须快速响应用户的咨询。实时咨询按规定时间上线问答,并即时响应;电子邮件要定期检查最新问题,一天不少于两次,收到邮件必须马上回复用户,并在2个工作日内回答问题。因特别原因不能在规定期限内回答时,要在规定的期限内给用户作出解释。
  4.3.3参考咨询员要遵循法律许可原则、隐私保护原则。要提供正确、熟练、客观的回答;选择和引用权威性文献资料,对提供的搜索引擎上得到的文献资料,要明确告知读者;保证为用户提供最有效的帮助。咨询员不仅要为用户提供直接的、事实性的回答,还要为读者提供一定的指导与路径。
   4.4咨询方式
   4.4.1口头咨询:请洽图书馆二楼读者服务部工作人员  
   4.4.2电话咨询:41586015  

4.4.3网上咨询:
    4.4.4邮件:
329652695@ qq.com; 1275081582@qq.com